物业服务信息化中服务合同的十个关键字段

为了实现物业项目管理信息化，物业服务合同应该如何签署哪些信息化字段必须在合同中明确才能满足内部管理的基本（略），这三个系统的数据应当相互关联且能够互相验证，以确保内部数据的一致性。在满足上述前提后，本文将逐一罗列笔者认为的物业项目管理系统的必要字段，读者可根据所在企业的内部管理实际情况进行增减。

合同编码

《（前期）物业服务合同》的编码应当是唯一的，且与物业服务（略）。在《物业服务合同》换签之后，新的合同生成新的合同编码，与原项目编码进行重新匹配。这样就可以避免一个物业服务项目出现多份合同、搞不清楚各合同是否在有效期内，以及各合同和项目之间到底是什么关系等问题出现。

合同名称

合同名称是一个看起来比较随意，但对于后续公司管理中认定“在管项目”却是非常重要的因素。合同名称一般包括项目名称+服务内容。在笔者参与物业服务企业上市的过程中，部分项目提供的并非全委（指全部服务项目的委托）的物业服务，而是包含了（略），此时若服务项目对应的合同名称为《××工厂物业服务合同》，则被认（略），不容易引起争议，也更容易被上市中介机构特别是验证机构认可。

反之，在商写、工业厂房、工业园等非住宅项目中，如果一个项目签订了多份专项服务合同，**《××工厂保洁专项》、《××工厂安保专项》、《××工厂客服专项》，虽然本质上可能是物业服务，但这种情况下很有可能不被认定为物业服务。除非物业服务企业能够整合本项目的多份专项合同，并证明本公司是该物业红线范围内所有专项服务的提供者，即本质上担任（略），才能争取将在该服务区域提供的服务被实质上认定为“物业服务”，从而增加本公司“物业服务在管项目”的数量、面积以及收入。

所以，能叫《物业服务合同》的项目合同应尽量以此命名，而不是命名为《××专项服务合同》；哪怕不是全委，也要争取本公司成为物业服务区域内的主要服务提供者，从而做大自身的规模。

合同主体名称及必要信息

一份合同必不可少的就是签约主体的信息，包括名称、法定代表人、统一社会信用代码、地址等。对于开发商项目，甲方一般为开发商（即建设单位），签署的合同多为《前期物业服务合同》。对于业委会项目，甲方则为“××小区业主大会”或“××小区第N届业主委员会”，签署的合同则为《物业服务合同》。需要注意的是，一般业主大会（略），仅需要明确地址是物业项目所在地址即可，负责人则一般是业委会主任。

物业服务企业信息化的过程中，甲方（略）。对于大客户（每年贡献营业收入较多的）可制订专属服务进行维护，同时针对大客户的催收也应做到“因人而异”，从而提升催收效率，甚至可以结合内部的信息化系统判断大客户的资信状况以及是否需要进一步的**。

物业服务项目名称及业态类型

《（前期）物业服务合同》中的物业服务项目的名称最好和房管局/住建局的备案名称保持一致。实践中很多物业服务项目的备案名称和合同中的项目名称并不一致，甚至和房屋（略）。如果遇到这种情况，就需要考虑在信息化管理过程中加入名称备注，以免造成项目的混淆。

同时，虽然合同中不一定会明确物业项目的所在省、市，但物业服务企业的信息化管理系统最好能加入省和市的区域信息，避免出现同一房地产开（略）名称，导致物业服务企业内部管理时项目名称出现混同的情况。

除了名称外，还有一个重要的信息就是物业服务项目的业态类型。项目的业态是内部管理时的一个核心分类，业态不仅涉及人员配置和成本测算，后续在财务测算时还和单位面积的利润有关。如果在合同或者信息化系统内没有明确的业态分类，那后续完成针对不同业态的经营复盘将非常困难。同时，若有足够的（略），针对不同的物业服务项目业态，在发展到足够规模的时候，可以考虑独立成一个业务单元。

◆ 物业公司常常对某物业项目仅提供一种或几种特定的单项服务

物业服务项目地址及四至范围

物业服务项目的地址及四至也是一个看起来不太重要，但是一旦（略）。实践中有大量的《（前期）物业服务合同》对项目的四至或者合围区域没有任何约定，导致在确定项目管理边界时模糊不清。同时，了解每个项目的地址及四至，也能清晰地了解到各项目（项目群）的距离，在管理上可以互相协作，在发生（略）。

理论上来说，项目的地址和四至与项目开（略）中其实（略），管理范围不明确的情况。最常见的就是多期开发的项目，明明是（略），也是分别招投标，按理来说应该属于多个物业服务项目，然而物业服务企业为了方便管理直接合并成一个物业服务项目，等召开业主大会的时候才发现备案范围和合同范围不一致，不得不（略），合并或（略）（物业服务的范围在上期文章中已经详细讲述，本文（略））。

物业项目的建筑面积及收费面积

从物业服务企业内部管理的角度来说，最重要的数据（略）（本质上都是物业服务企业的收费面积，即服务面积）；合约面积是未来拟交付的面积及在管面积之和，在管面积则是物业服务企业已经进场管理的服务面积。

但是，从《（前期）物业服务合同》签署的角度来说，物业项目的建筑面积分为两大类，一类是占地面积/建筑总面积，还有一类为收费的建筑面积既服务面积（如高层（略））。很多物业服务企业在前期招投标（略）规划图纸预估面积。因此，在物业项目信息化过程中，需要对部分字段开放后续补正的权限，在项目进场前进行承接查验时便需核对这些待校准的数据。

◆ 物业服务合同中载明项目地址及四至边界有助于减少争议

物业服务费收（略）

物业服务费的收费方式可分为包干制和酬金制。收费方式不仅是物业项目信息化的重要字段，更与物业服务企业的财务系统紧密相关。不夸张地说，一份《（前期）物业服务合同》可以没有面积、没有详细的服务内容和服务标准、没有准确的名称或者服务范围，但是必须得有收费方式和物业费单价。只有明确了收费方式和收费单价，物业服务企业才能合法合理地向业主收取物业服务费用。一些信息化程度较高的物业服务企业，在生成项目收费信息后可以直接关联催费系统，定期提醒业主交纳物业费，不仅能（略），还能提高收费效率，给公司带来良好的现金流。

物业服务企业的选聘方式

物业服务企业的选聘方式并非信息化过程中的必选字段，因为现行的法律法规对必须招投标的物业服务业态已经有明确的规定，即便内部没有记录，也会有外部的招（略）。**，物业服务合同备案书就能侧面印证物业服务项目获取的合法性。但是，在物业服务企业信息化管理的过程中，是否合法地获取物业项目是物业服务企业合规管理的重要内容。如果获取方式有瑕疵，很有可能导致项目半路丟盘。笔者建议，尽量通过书面形式明确项目选聘的方式，**公开招投标、竞争性谈判，若当地允许业委会通过直接委托的方式选聘物业服务企业，也可以在合同中明确。

物业服务期限

《（前期）物业服务合同》中约定的服务期限需要明确两点内容，一是物业服务企业的入场时间，二是物业服务合同的到期时间。其中，物业服务企业入场的时间即开始收取物业费的时间，也是合约项目转为在管项目的重要节点。而到期时间则决定了《（前期）物业服务合同》中管理权的稳定性，因为合同到期后将转为不定期物业服务合同，业主随时可以提前两个月终止该合同。物业服务企业对于已到期的不定期物业项目应加强管理，更加注重不定期项目的满意度评价，防止“被迫离（略）。

公共**经营授权及分成

物业服务（略）（前期）物业服务合同》中由甲方进行公共**管理或经营的授权，避免后续需要另行召开业主大会会议单独委托（略）

解决完物业服（略），就是经营公共**产生的收益如何分成按法律规定，物业服务企业可以提取“合理”成本，一般行业内（略）。若超出此比例则需考虑当地行业惯例及法院的判例，避免后期被业主要求返还公共收益。

物业项目信息化的过程中，和财务系统关联最紧密的便是物业服务收费单价、公共**收益以及公区水电能耗分摊的相关约定，而从（略），公共**收益绝对是不可忽视的财务指标，也是物业服务企业第三增长曲线战略实施的重要参考数据。

除了上述十项信息化字段，《（前期）物业服务合同》中重要的条款还有很多，但是本文中笔者仅结合物业服务企业信息化对《（前期）物业服务合同》进行简要的分析。如何签署一份便于提取数据的《（前期）物业服务合同》，如何有效抓取合同中的核心字段，如何利用信息化进行物业项目运营及财务数据分析并有效支持公司战略决策，这些都是物业服务企业在发展过程中需要解决的问题。罗马不是一天建成的，而信息化也不是一蹴而就的。物业服务企业在提升自己科技能力的过程中需要多方合力，将市场、运营、人力、法律、财务等多维度结合起来进行综合考量，才能帮助企业更快、更好、更准的获取经营数据，反哺企业的各项经营决策。

◆ 图 / **国信上实物业 **官房物业

原载于《现代物业》下旬刊（略）总第613期

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